Eerder deelden we al de 5 must-haves voor een snelle jaarafsluiting en hoe dit proces verkort kan worden met een EPM-tool. Een belangrijk onderdeel hierbij is het hebben van een Collaborative Disclosure Management (CDM) functie in de EPM-tool. Wil je weten hoe CDM je kan helpen met het automatiseren van maandelijkse boardpacks of het jaarverslag én het significant reduceren van de doorlooptijd? Lees dan snel verder!
1. Eénmalig bouwen
Een (jaar)afsluitingsproces is vaak tijdsgebonden en in het begin van het proces worden de deadlines vaak minder nadrukkelijk gevolgd. Dit heeft als resultaat dat achterin het proces te weinig tijd overblijft voor de bouw van de gerelateerde documenten, zoals jaarverslagen of managementrapportages. Dit geeft extra druk op de afdeling group finance, die altijd de laatste controles doet en het slotstuk in het proces schrijft. Een goede EPM-tool zorgt ervoor dat je maar één keer een template hoeft te bouwen en dat dit in zowel Word als PowerPoint kan. Als dit eenmaal gebouwd is, hoef je aan het einde van het jaarafsluitingsproces alleen nog maar op de knop te drukken om de data up te daten. Dit geeft meer ruimte in het begin van het proces én meer tijd om data te analyseren.
2. Meer tijd voor data analyseren
Vaak houdt de group finance afdeling zeer weinig tijd over door onvermijdelijke vertragingen die eerder in het proces hebben plaatsgevonden. Zonde, want op deze plek in de organisatie kunnen juíst de overkoepelende conclusies getrokken worden. Vaak is het team al blij als het rapport zonder cijfermatige fouten en op tijd kan worden opgeleverd. Door het tekort aan tijd worden de écht waardevolle analyses overgeslagen. Met CDM gaat er minder tijd op in het bouwen van rapportages. Hierdoor blijft er aan het einde van het proces meer tijd over om goed te kijken naar je eigen data. Zo ook met het opleveren van de maandelijkse cijfers. Veel klanten die nog geen CDM-module gebruiken, zijn veel tijd kwijt aan het kopiëren en constant corrigeren van de cijfers voor late adjustments. Met een geïntegreerde oplossing kun je al voordat de laatste entiteit zijn cijfers ingediend heeft, beginnen met het analyseren van de cijfers. Zo kun je onderbouwd maandcijfers toelichten en de onderneming bijsturen waar nodig.
3. Met meerdere gebruikers tegelijk werken aan verslagen
CDM begint niet voor niets met ‘collaborative’! Hedendaagse oplossingen werken goed samen, waardoor veel processen die normaliter sequentieel verlopen nu parallel opgepakt kunnen worden. Dit is één van de grote tijdswinsten die gemaakt kan worden in een dergelijk proces. Door slim de documentatie op te bouwen, kun je ieder hoofdstuk aan een andere collega uitbesteden en zo samen naar het einddoel werken.
4. Duidelijke audit trail
Hedendaagse EPM-oplossingen hebben uitgebreide audit trails. Wie heeft wanneer en waar geklikt? Wat was het voordat de aanpassing werd gemaakt? Door een geïntegreerde aanpak van de moderne CDM-modules hoef je op dit soort functionaliteiten geen compromissen te sluiten. Aanpassingen zijn flexibel, ook buiten de reguliere paden kunnen op het állerlaatste moment nog aanpassingen gedaan worden. Optioneel met goedkeuringsmechanismen om toch nog een interne controle te houden voordat aanpassingen worden geaccepteerd in de finale versie. Maar doordat precies wordt gevolgd wie wát heeft gedaan, kun je dit op een later moment met onderbouwing aan de auditor verklaren.
5. Data altijd up-to-date
De data van de gedraaide rapportages zijn altijd up-to-date met de laatste cijfers. Met 1 druk op de knop is je maandelijkse management informatie dus helemaal actueel. Nog één keer door het document om te checken of het nettoresultaat overal bijgewerkt is? Die dagen zijn voorbij! Een late journaalpost in de verlies- en winstrekening kan namelijk gemakkelijk met een data refresh worden opgehaald voordat je het document naar de drukker stuurt.
Ontdek onze CCH Tagetik FIT!
Voorheen was het verbeteren van de doorlooptijd van de jaarafsluiting vooral weggelegd voor grotere bedrijven die de investering konden maken om deze processen te optimaliseren. Gelukkig is dat tegenwoordig al lang niet meer zo. Om het proces van een jaarafsluiting te versnellen, hebben wij al deze onderdelen in een Fast Implementation Template (FIT) in CCH Tagetik ontwikkeld. Met de FIT kun je na een zeer korte implementatieperiode een afsluitingsproces hebben in een bewezen consolidatieoplossing. Bij het ontwikkelen van de FIT hebben we alle best practices van de afgelopen jaren verzameld en in één applicatie verwerkt.
.webp)