Finext is gespecialiseerd in het leveren van de nieuwe generatie financiële solutions, waarmee de CFO zijn doelstellingen kan behalen. Onderdeel van deze solutions is SAP Profitability and Performance Management (PaPM). We interviewden Alwin Dooijeweerd, Senior Business Analysist bij Finext om SAP PaPM te bespreken, de rol ervan de financiële afdeling en hoe het in ons portfolio past. “Data is belangrijk, financiële data is belangrijk, maar het gebruiken van die data om berekeningen te maken voor de business is het allerbelangrijkste, en daar heb je goede solutions voor nodig.”
Veelzijdige kosten- en winstgevendheidsberekeningen
PaPM is een uiterst veelzijdige solution met meerdere opties om winstgevendheid berekeingen toe te passen. Bijvoorbeeld:
- Winstgevendheidsberekeningen met kostenallocaties
- Plan- en prognosemodellering
- Driver-gebaseerde planning en modellering
- Transfer pricing
- Cashflowmodellering
- Liquiditeitsvoorspellingen
- Carbon footprint en duurzaamheidsrapportage
“Het is eigenlijk interessant als je kijkt waarvoor je PaPM kunt inzetten. Het helpt bij het berekenen van de winstgevendheid, transfer pricing en ook voor prognoses. Je kunt scenarioanalyses of ‘what-if’ berekeningen uitvoeren. En die technologie kan binnen een paar seconden berekeningen uitvoeren die je vertellen dat je een product niet meer rendabel is.” Alwin voegt hieraan toe: “Dat kan jouw inkomstenstroom verbeteren door de time-to-results bij data-analyse te versnellen – zodat je niet langer weken of maanden op resultaten hoeft te wachten – maar binnen een paar seconden kunt zien of iets winst oplevert. Dat is heel krachtig”.
“Het is eigenlijk interessant als je kijkt voor hoeveel je PaPM kunt inzetten.
Data Bronnen
SAP PaPM is een native-oplossing voor HANA, wat betekent dat het direct kan worden geïntegreerd met SAP-databases en ERP. Dat is ideaal voor S/4HANA-gebruikers die uit een groot aantal SAP-databases kunnen putten, om daar PaPM gegevens uit op te halen, berekeningen uit te voeren en gegevens terug te pushen naar de bronsystemen. Maar je kunt ook databases van derden via API integreren, waardoor al je datafeeds in één systeem worden samengevoegd.
“PaPM functioneert los van de financiële boekhouding omdat het doel anders is. Financiële boekhouding, managementboekhouding en strategische boekhouding zijn allemaal verschillend: ze gebruiken dezelfde gegevens uit dezelfde bronnen, maar de berekeningen zijn anders en de frequentie is anders. Met tools als PaPM kun je de uitkomsten genereren en terugsturen naar de bron, zodat de relevante mensen over die gegevens beschikken. Je kan op die manier ook de output bepalen op basis van wie de gegevens gebruikt.“
"Je wilt dit soort berekeningen niet in je financiële systeem hebben, want dat heeft een specifiek doel – de controllers die de data nodig hebben, moeten wel vanuit de zelfde basis aan de slag kunnen. Hier speelt PaPM een belangrijke rol."
Hoog volume berekeningen
Een belangrijke kracht van PaPM is het snel doorrekenen van grote hoeveelheid data.
De USP is dat je al deze gegevens kunt verzamelen en vervolgens verschillende berekeningen of doorsnijdingen kunt gebruiken om verschillende inzichten te creëren, zoals prognoses, kostentoewijzing, toewijzing van winstgevendheid, of belastingverdeling. Je kunt het ook gebruiken om ‘what-if’ scenario’s te genereren.
Scenario's en voorspellingen
Voorheen kostte het een controller of een collega van de strategische afdeling dagen of zelfs maanden om een bedrijfsscenario te voltooien. Naarmate de wereld vluchtiger wordt, vinden er voortdurend veranderingen plaats en wordt het steeds belangrijker om on-the-fly berekeningen te kunnen maken. PaPM bied je de tools om binnen enkele seconden kostenscenario's te creëren en de effecten op uw bedrijfsresultaten te voorspellen.
“Als business controller kun je dus over goede uitkomsten beschikken en wordt de berekening altijd consistent afgehandeld. Je kan echter een 'what-if'-scenario snel weer aanpassen door parameters zoals salaris of regio te wijzigen, de berekening vervolgens opnieuw uit te voeren en binnen enkele seconden heb je een nieuwe uitkomst.''Finext implementeert bijvoorbeeld PaPM bij een bedrijf dat koopt ingrediënten voor de productie van friet. Ze willen scenario's hebben om te voorspellen wat er zal gebeuren als de prijzen voor zaken als palmolie stijgen of dalen. Ze moeten van tevoren weten wat ze moeten doen als dat gebeurt – moeten ze bijvoorbeeld een vervangingsmiddel gebruiken? En welke invloed heeft dat op de kosten van het product. “
“Op dezelfde manier wilden we in verband met de CO2-uitstoot de impact berekenen van het terugdringen van dieselvoertuigen uit een huurautovloot – en we gebruikten PaPM om die impact te voorspellen.”
Tax berekeningen
“Bedrijven moeten altijd op een consistente manier met belastingberekeningen omgaan. Geavanceerde tools zoals PaPM kunnen dat vrij eenvoudig. Dat kan vooral nuttig zijn voor organisaties die moeite hebben te voldoen aan de nieuwe Europese Pijler 2-wetgeving – maar het is nuttig voor iedereen.”
Haal meer uit PaPM
Hoe ontwikkel je een eerste model in PaPM? Bij voorkeur werk je samen met een consultant aan het opzetten van scenario's en formules, omdat dit de meest cruciale stap is. Om goede data te genereren heb je goede en consistente formules nodig. Natuurlijk wil je je eigen controllers en strategische analisten erbij betrekken, maar het is van cruciaal belang dat je expertise inzet om ervoor te zorgen dat deze elementen correct zijn opgezet.
‘Finance discussieert altijd over toewijzingen, maar dat is niet de eerste stap. Eerst moet je weten welke informatie je wilt presenteren, dan moet je relevante bedrijfsparameters vastleggen, een goede formule opzetten, de data vastleggen en dan kun je inzicht creëren en stappen ondernemen om deze te verbeteren. Als je een consistente manier hebt om gegevens te berekenen – je beschikt over alle informatie die nodig is om de resultaten in de loop van de tijd te vergelijken – dan kunt je die inzichten gebruiken om actie te ondernemen.
Je kunt bijvoorbeeld kijken naar overheadkosten en een formule maken om die kosten te spreiden over de producten die je verkoopt en op basis daarvan de werkelijke kosten per product beter bepalen.” “Het laatste wat je wil, is een discussie over de juistheid van de cijfers. Je moet de gegevens vertrouwen, zodat je de impact van de cijfers kunt bespreken. Als je een goede opzet en een goede formule als uitgangspunt hebt, zou dat goed moeten gaan. Je wil de uitkomst altijd kunnen uitleggen.”
PaPM @ Finext
PaPM is een volwassen product met meer dan 6 jaar geschiedenis. Maar in Nederland wordt het nog niet zoveel gebruikt als in de VS en Duitsland. “De VS zijn veel meer geïnteresseerd in de winstgevendheid per product”, zegt Alwin, “Duitsland heeft ook gewoon veel SAP-klanten, en PaPM blinkt uit met SAP-data feeds. En Duitsland wordt het vooral gebruikt voor Tax berekeningen. Toch wordt PaPM steeds populairder in Nederland.”
Finext werkt momenteel aan de eerste Nederlandse implementatie van PaPM met als doelstellingen onder meer:
- Het maken van prognoses met behulp van gedetailleerde productgegevens
- Het berekenen van gedetailleerde voorspellingen voor de komende drie jaar.
- Het genereren van wat-als-scenario’s
“We zijn zaken als de aardappelproductie en -kosten, de olieprijs en andere productiegegevens naast energie-, transport- en personeelskosten in kaart aan het brengen om een model te bouwen dat de klant kan helpen beslissingen te nemen over producten, klanten en contracten – inclusief “what-if” scenario’s. Dit maakt snellere besluitvorming mogelijk in een snel veranderende markt”.
PaPM integreert alles op één plek. Zolang je de formule goed uit werkt, kun je de gegevens vertrouwen. Er zijn altijd veel discussies over welke gegevens je moet gebruiken en er zijn altijd veel meningen, maar alles bij elkaar het moet het voor iedereen duidelijk zijn. Veel organisaties gebruiken hiervoor al Excel – je hebt dus al een formule, maar door PaPM te gebruiken wordt dit een gestandaardiseerde formule. Finext kan je helpen om die formules op elkaar af te stemmen als onderdeel van de inrichting. Het idee is om een logsiche doorrekening te krijgen, zodat de uitkomsten consistent zijn: elke keer dat je een marge van een product berekent, is deze gebaseerd op dezelfde gegevens.
De gegevens die je gebruikt en die beschikbaar zijn, zijn belangrijk en dan kunt je altijd weten of de gegevens correct zijn of niet. En die gegevens zullen veranderen, maar de formule moet altijd gestandaardiseerd zijn.
Alwin maakt deel uit van het Cost & Profitability team van Finext en brengt expertise in op het gebied van tooling, processen en winstgevendheid in de hele sector. “We zijn georganiseerd rond de winstgevendheid van de klant en we adviseren onze klanten op gedetailleerd niveau over de winstgevendheid. Dat kunnen databases zijn, uw financiële gegevens, toewijzingen, inzicht, winstgevendheid per product. Wij hebben er al enkele jaren ervaring mee en de belangstelling voor de dienst groeit alleen maar – omdat veel organisaties deze tools alleen voor allocaties hebben gebruikt. De focus verleggen naar winstgevendheid op bv klantniveau betekent een grote verschuiving maken. Veel mensen hebben de toewijzing van kosten per product in Excel ingesteld, maar je hebt meer aan een gestandaardiseerde tool en consistentere berekeningen.”
Finext kan uw organisatie adviseren over kosten en winstgevendheid, in samenwerking met uw S/4HANA, Oracle of andere software teams. Neem voor meer informatie contact op.
