Bij Finext helpen we momenteel verschillende klanten bij hun reis om hun SAP BPC-gebaseerde financiële en managementrapportagesysteem te migreren naar OneStream. Voor elke klant is de migratie van het huidige consolidatiesysteem naar een nieuw systeem altijd een ingrijpend veranderproces dat niet onderschat mag worden. Maar waar bijvoorbeeld een klant die migreert van Oracle HFM naar OneStream veel overeenkomsten zal herkennen, zal een klant die met SAP BPC heeft gewerkt moeten wennen aan de verschillen in de conceptuele opzet, naast uiteraard vele overeenkomsten. In deze blog wil ik mijn ervaringen, tips en tricks delen, gebaseerd op de verschillende klanten die ik heb geholpen en momenteel help met deze reis. De belangrijkste vraag die ik mijn klanten altijd stel: hoe kunnen we de waarde van OneStream maximaliseren terwijl we een nieuw systeem implementeren dat aan jullie eisen voldoet?
Implementation approach
Voordat ik verder inga op de beste implementatieaanpak, wil ik duidelijk maken dat zowel SAP BPC als OneStream zeer goede, flexibele consolidatiesystemen zijn, waarbij OneStream een van de logische keuzes is wanneer je als klant een vendor selectie process doorloopt om SAP BPC te vervangen.
Aan het begin van de implementatie is het belangrijk om een duidelijk einddoel en ambitie vast te stellen, gebaseerd op ontwerpprincipes. Een ontwerpprincipe kan bijvoorbeeld zijn:
"zoveel mogelijk gebruiken maken van standaardfunctionaliteiten"
We zien dat veel SAP BPC-klanten hun consolidatiesysteem nu vervangen vanwege het aflopen van de support. Zonder deze aanleiding had het SAP BPC-systeem mogelijk nog vele jaren kunnen functioneren, maar nu zal de klant bezig zijn met de overstap naar het nieuwe systeem. Hierbij zien we een paar belangrijke benaderingen:
Migreer zoveel mogelijk één-op-één van SAP BPC naar OneStream
Natuurlijk is het verleidelijk om dit te doen. De gebruiker wordt geconfronteerd met een nieuw systeem en proces, dus het lijkt aantrekkelijk om een systeem te leveren dat zoveel mogelijk lijkt op het systeem waaraan hij of zij gewend is. Bovendien zijn er vaak veel goede oplossingen in het huidige systeem die nuttig zouden zijn om over te nemen in het nieuwe systeem. Maar de grootste valkuil is dat het één-op-één migreren altijd een veel moeilijker implementatieproces zal zijn dan verwacht. In wezen zal het nieuwe systeem niets nieuws brengen en bovendien de problemen of tekortkomingen van het huidige systeem overnemen. Daardoor worden de huidige knelpunten niet opgelost.
Herontwerp het consolidatiesysteem en het consolidatieproces op basis van de kernfunctionaliteiten van het nieuwe consolidatiesysteem
In deze aanpak zullen de eisen niet anders zijn dan in de vorige benadering, maar het ontwerp zal gebaseerd zijn op hoe de best practices van OneStream het beste aan deze eisen kunnen voldoen. Bovendien biedt het veranderen van een consolidatiesysteem een uitstekend moment om problemen of inefficiënties die door het huidige systeem worden veroorzaakt op te lossen, of om de hierarchien op te schonen.
Op basis van onze ervaringen met het implementeren van consolidatiesystemen zien we dat deze aanpak tot een beter resultaat leidt. Het vereist echter dat de consultant een goed begrip heeft van het huidige systeem, en dat de klant goed begrijpt hoe het nieuwe systeem zal werken.
Het belangrijkste is dat de klant bereid moet zijn om bepaalde aspecten "los te laten" en dat klant en consultant nauw moeten samenwerken en elkaar goed moeten begrijpen. Deze samenwerking is essentieel voor een succesvolle implementatie die echt de voordelen van het nieuwe systeem benut.
Conclusie en advies
Zoals eerder vermeld, zijn zowel SAP BPC als OneStream zeer goede consolidatiesystemen waarin "alles" echt mogelijk is. Echter, de manier waarop iets wordt opgezet, verschilt soms. Een voorbeeld van een verschil is de manier van consolideren: in SAP BPC voer je niet alleen een consolidatie uit als een aparte taak, maar je draait ook openingsbalansen apart. In OneStream worden bij het uitvoeren van een consolidatie alle berekeningen, vertalingen, enzovoort, in één keer uitgevoerd. Je moet echter goed opletten welke consolidatie-entiteit je selecteert bij het uitvoeren van de consolidatie.
Een ander voorbeeld is dat SAP BPC vanuit het perspectief van de eindgebruiker sterk Excel-gebaseerd is, terwijl OneStream een andere benadering heeft voor de gebruikerservaring, hoewel het ook een goede Excel-interface biedt. Pogingen om precies dezelfde Excel-gebaseerde formulieren in OneStream opnieuw te bouwen, zullen echter niet tot het beste resultaat leiden. Volg in plaats daarvan onze voorgestelde aanpak:
- Hou rekening met de eisen
- Bekijk hoe OneStream het beste kan voldoen aan deze eisen
- Implementeer met behulp van de best practices van OneStream
- Betrek gebruikers bij het wennen aan de nieuwe oplossing. Uiteindelijk zullen zij begrijpen waarom iets nieuw is, zolang je uitlegt wat er nieuw zal zijn en waarom het anders is
Als je geïnteresseerd bent in meer details en voorbeelden, aarzel dan niet om contact met mij of mijn collega’s op te nemen.
