Heb je veel gebruikers die je informatie wilt sturen? En is deze informatie gebaseerd op gegevens die beschikbaar zijn in OneStream, bijvoorbeeld een periodiek intern financieel overzicht? Gebruik Parcel Services om boeken en documenten vanuit OneStream automatisch te distribueren. Parcel Services maakt het mogelijk om pakketten (groepen) aan te maken die kunnen worden verzonden naar e-maillijsten of een bestandsshare. Dit kan via een dashboard knop, of volledig geautomatiseerd met PowerShell scripting.
Waar moet je beginnen met Parcel Services? We zullen eerst de opzet van de oplossing beschrijven en daarna het gebruik.
Parcel Services instellen
Parcel Services vereist toegang tot de aanvullende tabel, net als de meeste andere Market Place-oplossingen. Als je dit nog niet hebt ingesteld, kun je de stappen volgen die worden beschreven in het document met installatie-instructies.
Heb je al andere oplossingen draaien? Nadat u de oplossing als .zip-bestand van Market Place hebt gedownload, kunt u deze importeren in uw toepassing via Toepassing -> Laden/Extraheren. Daarna verschijnt de Parcel Services (OPS) onder OnePlace -> Dashboards, waar u de tabellen kunt aanmaken en vervolgens de oplossing kunt starten:
Naast Dashboards en bedrijfsregels bevat deze oplossing ook gegevensbeheerreeksen om de distributie van uw documenten te automatiseren. Op de instellingenpagina kunt u de beveiligingsrollen voor het beheren en distribueren van pakketten, de e-mailverbinding en de standaard berichtinhoud instellen. De Parameter Discovery Nesting bepaalt hoe vaak het proces van Parameter Discovery een lus maakt. Met de Testmodus kunt u de oplossing testen zonder daadwerkelijk alle e-mailberichten naar uw gebruikers te verzenden.
Uw rapportagepakketten configureren
Via de knop Pakketten kun je pakketten en Groepen maken. Een pakket (Groep) is een lijst van uitbreidbare documenten/boeken die samen verpakt zijn. Je kunt verschillende aflevertypes kiezen voor een nieuw pakket:
De e-mail kan worden gezipt en er kan een aangepaste Titel en Bericht worden aangemaakt.
Daarna wordt de inhoud van het pakket geselecteerd in het onderste deel van het scherm. Je kunt meerdere documenten toevoegen:
Aan de rechterkant kun je de vereiste parameters toevoegen, zowel voor het pakket als voor het geselecteerde document. Omdat Parcel Services geen pop-up geeft wanneer het wordt uitgevoerd, moeten letterlijke waarden worden toegevoegd aan de verschillende pakketten. Een geweldige functie met parameters is dat je hetzelfde rapport naar tientallen gebruikers kunt sturen met verschillende parameters, zodat iedereen hetzelfde rapport krijgt met zijn eigen gepersonaliseerde gegevens.
Parameters voor een XFDocument kunnen handmatig worden ingevoerd of dynamisch worden gevonden via de knop Ontdek Parameters:
Voor een eenvoudigere distributie kunnen aangemaakte pakketten worden gegroepeerd via het tabblad Pakketgroepen.
Via de Manage Distributions knop kun je de distributielijsten aanmaken die aan een pakket kunnen worden toegevoegd. Na het aanmaken van een Distributielijst kunnen OneStream Gebruikers (of Groepen) worden toegevoegd en indien gewenst een alternatief te gebruiken Email adres.
Aan de rechterkant zie je de leden in de lijst (gebaseerd op de toegevoegde gebruikers en groepen) om je distributielijst te valideren.
Nu kan de distributielijst worden toegevoegd aan het eerder gemaakte pakket.
Verstuur uw pakket rapporten
Het proces verloopt in 4 duidelijke stappen vanaf de startpagina. In de eerste twee stappen selecteer je eerst het type pakket en vervolgens de groep. In de volgende twee stappen controleer je de inhoud en de distributielijst voordat je het pakket verzendt:
En het document wordt netjes naar je mailbox gestuurd:
Als je dit proces moet automatiseren, zijn de benodigde (voorbeeld) PowerShell-scripts als uitgangspunt opgenomen in de oplossing.
Conclusie
Parcel Services kan een geweldige aanvulling zijn op uw OneStream platform. Als u veel rapporten distribueert naar uw gebruikers, dan is deze oplossing zeker een must have. Het vermindert het handmatige werk en is flexibel met het gebruik van parameters, waardoor het haalbaar is om uw gebruikers hun 'persoonlijke' rapporten te sturen.
Voordelen van OneStream Parcel Services:
- Makkelijke configuratie
- Gebruik parameters om je rapporten/boeken te personaliseren
- Kan worden geautomatiseerd om op een geplande tijd te draaien
Nadelen van OneStream Parcel Services:
- Toegevoegde waarde alleen in specifieke gebruikssituaties
De installatie wordt gedetailleerd beschreven in de documentatie en de configuratie is eenvoudig. Daarom classificeer ik deze oplossing als Admin Configurable. Zie mijn eerdere post 'De OneStream Market Place in het echt' over classificaties.
