In de dynamische wereld van vandaag is het voor controllers cruciaal om goed inzicht te hebben in de kosten en activiteiten van hun organisatie om zo de marges te kunnen verbeteren. Dit inzicht is essentieel om de kosten te beinvloeden, snappen welke activiteiten deze kosten veroorzaken om bij te sturen en om zo de winstgevendheid te verbeteren. Hierbij is het interessant om verschillende scenario’s door te kunnen rekenen en zo de impact op de marge te bepalen.
De basis: goed kostenbeheer
De eerste stap naar margeverbetering is het verkrijgen van een gedetailleerd inzicht in de kostenstructuur van de organisatie. Een goede basis hiervoor is het herkennen van de kosten van de verschillende activiteiten binnen de organisatie. Controllers kunnen hiervoor bijvoorbeeld gebruik maken van methodes, als activity-based costing (ABC) of process costing.
Een goed inzicht in de activiteiten en de trigger van deze activiteiten, stelt controllers in staat om:
- Veroorzakers van kosten te beoordelen: Door de kosten te koppelen aan de activiteiten die ze veroorzaken, kunnen controllers inefficiënties en verspilling snel identificeren.
- Kostenpatronen te analyseren: Door kostenpatronen over de tijd te analyseren, kunnen controllers trends ontdekken en voorspellen hoe toekomstige kosten zich zullen ontwikkelen.
- Kosten beheersmaatregelen te ontwikkelen: Op basis van de verkregen inzichten kunnen controllers gerichte maatregelen ontwikkelen om de kosten te beheersen en te reduceren.
Activiteitenanalyse: meer dan alleen kosten
Nadat de kosten van de activiteiten inzichtelijk zijn gemaakt, is een vervolgstap om op basis van de veroorzaker van de kosten een nadere analyse te doen van de activiteiten. Dit helpt controllers om te begrijpen hoe waarde wordt gecreëerd en waar verbeteringen mogelijk zijn. Door activiteiten te analyseren, kunnen controllers:
- Processen en/of activiteiten optimaliseren: Door inefficiënties in processen te identificeren en te optimaliseren, kunnen controllers de doorlooptijden verkorten en de kosten verlagen.
- Waardeverhogende activiteiten identificeren: Door te focussen op activiteiten die de meeste waarde toevoegen aan de klant, kunnen controllers de winstgevendheid verhogen.
- Capaciteitsplanning optimaliseren: Door de vraag naar producten en diensten te analyseren, kunnen controllers de capaciteit van de organisatie optimaliseren en verspilling tegengaan.
Scenario-analyse
Scenario-analyse is een krachtige tool die controllers kunnen gebruiken om de impact van verschillende toekomstige gebeurtenissen op de marges te simuleren. Door verschillende scenario's te analyseren, kunnen controllers:
- Risico's identificeren en mitigeren: Door te analyseren wat er kan gebeuren in het geval van negatieve gebeurtenissen, zoals een recessie of een toename van de concurrentie, kunnen controllers proactieve maatregelen nemen om de impact van deze gebeurtenissen te minimaliseren.
- Kansen benutten: Door te analyseren wat er kan gebeuren in het geval van positieve gebeurtenissen, zoals een toename van de vraag of de introductie van een nieuw product, kunnen controllers zich voorbereiden om van deze kansen te profiteren.
- Data gedreven beslissingen nemen: Door de impact van verschillende beslissingen op de marges te analyseren, kunnen controllers weloverwogen beslissingen nemen die de winstgevendheid van de organisatie op de lange termijn maximaliseren.
Conclusie
Goed inzicht in kosten en activiteiten, gecombineerd met scenario-analyse, is essentieel voor controllers om de marges van hun organisatie te verbeteren. Door deze inzichten te gebruiken, kunnen controllers op basis van verschillende scenario’s weloverwogen adviezen geven om de marges te optimaliseren.
Aanvullende tips:
- Investeer in technologie die controllers kan helpen bij het verzamelen, analyseren en visualiseren van data.
- Bouw een datagedreven cultuur binnen de organisatie, zodat iedereen de waarde van data inziet.
- Communiceer de inzichten die verkregen zijn uit kosten- en activiteitenanalyse en scenario-analyse effectief met alle stakeholders.
