Stel je eens voor: je schuift aan tafel bij de CFO. Zo vaak gebeurt dat niet, maar nu zat je er dan toch voor de verkeerde reden. Dit was een meeting waar je liever niet gevonden wilde worden. Het Performance Managementpakket wat zes maanden geleden met veel trompetgeschal was aangeschaft, blijkt een miskoop. De kans is groot dat je in één van de valkuilen van een EPM softwareselectie bent getrapt. Wat nu?
Softwareselectie: de 5 grootste valkuilen om te vermijden
Valkuilen bij het selecteren van EPM software
De oplossing lijkt, ondanks de glimmende demo’s, niet te kunnen doen wat het minimaal zou moeten. De leverancier lijkt andere prioriteiten te stellen. De collega’s van andere afdelingen hebben het vertrouwen al verloren en hebben zich tijdig strategisch gedistantieerd. Nu mag jij het uitleggen aan de CFO. Wat had je kunnen doen om deze meeting te voorkomen? Welke vijf tips had je willen hebben zes maanden geleden? Welke valkuilen moet je vermijden bij EPM Softwareselectie?
1. Staar je niet blind op analisten
‘Magic Quadrants’ of ‘waves’ lijken een wegwijzer naar een veilige keuze voor een nieuwe oplossing. Wie zou er immers in de problemen kunnen komen door de keuze van een oplossing die door een analist ‘met aanzien’ als leader wordt bestempeld? Helaas: veel analisten-rapporten zijn voor de keuze van een EPM oplossing niet meer dan schijnzekerheid. Een Magic Quadrant van Gartner is voor bijna 75% gebaseerd op onderzoek onder gebruikers in de Verenigde Staten. Helaas zijn cruciale voorwaarden voor zo’n oplossing in Nederland niet relevant in de US. Een ‘leader’ volgens ‘US-standards’ kan dus zomaar in Nederland niet eens aan de basis voorwaarden voldoen.
2. Maak je keuze bij een EPM softwareselectie niet alleen
Met de opkomst van cloudoplossingen lijkt het aanschaffen van een nieuwe EPM software zo eenvoudig geworden als het installeren van een nieuwe app op je telefoon. Dat maakt het verleidelijk om met je controllersteam een oplossing voor bijvoorbeeld plannen en budgetteren aan te schaffen. Zo’n aanschaf met je eigen team is vaak het recept voor ellende en één van de valkuilen tijdens een EPM softwareselectie. Andere functies kijken vanuit andere perspectieven naar oplossingen. Ze stellen de vragen die gesteld moeten worden. Een goede IT-afdeling checkt data-security en het eigendom van data. Inkoop weet verborgen kosten boven water tillen. Allemaal issues die later als vervelende verrassingen boven water kunnen komen en grote problemen kunnen veroorzaken.
3. Kijk verder dan de features van een oplossing
In veel selectietrajecten worden keurig voorwaarden in kaart gebracht. Er worden RFI’s uitgestuurd met de vraag of de leveranciers aan deze voorwaarden kunnen voldoen. Een vertrouwde ‘best practice’ die jammer genoeg weinig bruikbare informatie oplevert en het echte verschil in de oplossingen niet in beeld brengt.
Een veel voorkomende valkuil tijdens de EPM softwareselectie is door te veel naar de features te kijken. Juist door dieper te kijken krijg je echt zicht op oplossingen. Kijk bijvoorbeeld naar de eigenschappen van de leverancier. Hoe zijn ze gefinancierd? Als er private equity aan boord is; hoe lang zijn die al aan boord? Als de leverancier eerder is overgenomen; zijn de key-figuren die de geestelijk vader zijn van de oplossing nog aan boord of hebben die inmiddels gecasht en liggen ze onder een palmboom? Dit soort vragen vertellen je meer over de toekomst van een oplossing. Trap niet in deze valkuil en kijk breder dan features die vaak no-brainers zijn als je in de goede categorie van oplossingen zit.
4. Volg niet automatisch de markt
Het volgen van de keuze van je branchegenoten is een veel gezien fenomeen. Bepaalde EPM oplossingen zie je dan ook in een hele branche terugkomen. In een markt waarin de oplossingen om de paar jaar met een grote nieuwe release kwamen, leek dit een veilige route. Tijdens de EPM softwareselectie trap je al gauw in deze valkuil en laat je je snel te veel leiden door de markt. De wereld is echter veranderd. Sommige cloudoplossingen komen vier keer per jaar met een nieuwe release. Vier keer per jaar nieuwe functionaliteiten en nieuwe integraties. Nu de veranderingen zich in dit tempo aanbieden, is het automatisch volgen van een keuze in de branche een keuze voor een achterstand. Doe je eigen onderzoek en breng in kaart waarom je voor een EPM oplossing kiest.
5. Besteed EPM Softwareselectie niet uit aan ICT
Software- en pakketselecties zijn keuzes die soms als risicovol worden gezien. Je wilt immers niet in de situatie terecht komen die we in de inleiding van dit artikel schetste. Het ‘doorschuiven’ van de keuze naar een ICT-afdeling is dan soms een tactiek die toegepast wordt. Het is een tactiek die bijna nooit een gelukkige keuze oplevert. Het grootste probleem is vaak niet de feitelijke keuze, maar het gebrek van commitment voor die keuze door toekomstige eindgebruikers. Als zij er niet in geloven en als zij er niet voor gaan staan, dan wordt het lastig om er een succes van te maken.
De wil om er een succes van te maken
Er zijn duizend redenen te bedenken waarom een Enterprise Performance Managementproject niet zou lukken. Er is één reden waarom ze wel lukken: de wil om de nieuwe oplossing tot een succes te maken. Die wil moet groeien vanaf dag één in een pakketselectie. En deze moet door alle betrokkenen gedeeld worden.
