Veel organisaties lopen tegen grote uitdagingen aan bij het uitvoeren van het budgetterings- & planningsproces. Deze uitdagingen draaien altijd om tijd en kwaliteit. De oplossingen liggen vaak dicht bij elkaar en kunnen veelal met de juiste tools worden opgelost. In dit artikel bespreken we de meest voorkomende uitdagingen van het budgetterings- & planningsproces en gaan we in op hoe je deze uitdagingen kan aanpakken. Dit artikel is de eerste in een reeks. We gaan verderop in deze reeks dieper in op budgetteringstips in CCH Tagetik, waarmee je direct aan de slag kan gaan met de Financiële Plannings- (FP&A) en Integrated Business Planning (IBP) processen binnen jouw organisatie.
De meest voorkomende uitdagingen van het budgetterings- & planningsproces
In de praktijk zijn er drie uitdagingen die we vaak tegenkomen tijdens het budgetterings- & planningsproces. Ten eerste spenderen organisaties vaak te veel tijd aan het verzamelen van de data. Hierdoor blijft er te weinig tijd over voor analyse. De data moeten van verschillende afdelingen komen met aparte verantwoordelijken. Vervolgens is het van belang om dit ook nog correct op elkaar af te stemmen om de plannen en budgetten te maken. Een ontzettend tijdrovend en manueel (Excel) proces wat de kwaliteit van analyse vaak vermindert.
Door een te lang en inefficiënt planningsproces is het gemaakte budget vaak al verouderd voordat het planningsproces klaar is. Het budget wordt gebruikt als prestatiemeting binnen een organisatie. Dit proces kan door onvoorspelbare marktontwikkelingen ingewikkelder worden, waardoor het complexer wordt en steeds meer tijd inneemt. Een grotere doorlooptijd van het planningsproces zorgt voor minder representatieve budgetten. Hoe later er kan worden gestart met budgetteren, hoe meer inzicht er is in de resultaten over het lopende jaar als beginpunt voor het budgetjaar.
Tot slot hebben organisaties regelmatig de neiging om onzekerheid te vermijden en daarbij een zeer gedetailleerde forecast te maken om de toekomst te voorspellen. Dit leidt vaak tot een beperkte kwaliteit van de forecast, waardoor een organisatie deze niet effectief kan gebruiken om de business aan te sturen. Meer financiële data betekenen immers niet altijd betere informatie. Organisaties moeten bepalen welke financiële data het meest materieel en volatiel is en waar dus meer detail nodig is. Dit kan leiden tot een kortere doorlooptijd van het forecastproces en betere stuurinformatie, om tijdig beslissingen te nemen bij snel veranderende marktomstandigheden.
Hoe pak je de uitdagingen bij het budgetterings- & planningsproces aan?
De uitdagingen voor het produceren van kwalitatief hoogwaardige budgetten en forecasts in een zo kort mogelijke doorlooptijd zijn dus fors. Er zijn veel manieren waarop je dit kan aanpakken. Er zijn drie pijlers die helpen met het bereiken van dit doel: eenvoud, techniek en focus. Eenvoud is te bereiken door te budgetteren op hoofdlijnen en deze te koppelen aan je strategische planning. Budgetteren op een gedetailleerd niveau is alleen nodig als het daadwerkelijk betere stuurinformatie oplevert. Techniek kun je gebruiken om het planningsproces te ondersteunen en items op hoofdlijnen uit te splitsen. Wanneer dit op een juiste manier gebruikt wordt, kan de controller zich op de kern focussen. Hierbij draait het erom dat de budgetten in lijn zijn met de strategie.
En die techniek dan?
Als consultants werken we met een breed spectrum aan budgetterings- & planningstools. Één daarvan is CCH Tagetik: een EPM-platform dat oplossingen biedt voor al je financiële processen. De komende maand bespreken we in een korte reeks artikelen de belangrijkste technieken die CCH Tagetik biedt om de uitdagingen bij het budgetterings- & planningsproces aan te pakken. Op deze manier helpen we je graag om de techniek op orde te krijgen, zodat jij je op de eenvoud en focus van je budgetterings- & planningsproces kan richten.
.webp)