Parlevliet & Van der Plas ist Europas größtes Fischereiunternehmen mit Tochtergesellschaften wie Ouwehand und Heiploeg. Das Familienunternehmen hat in den letzten Jahren umfangreiche Übernahmen getätigt. Dies erfordert eine neue Plattform für die Konsolidierung, auf der dann lokale Modelle erstellt werden können. Lesen Sie, wie das automatisierte Berichtswesen von OneStream zu dieser neuen Plattform beiträgt.
Übernahmen erfordern eine neue Berichtslösung
"Seit 2014 haben wir eine Reihe von Übernahmen getätigt, so dass unser altes Berichtssystem für die Größe der Gruppe nicht mehr angemessen war. Vor allem mit der Übernahme von Heiploeg ging es sehr schnell", sagt Huig Ouwehand, Controller bei Parlevliet & Van der Plas. Neben Heiploeg hat das Familienunternehmen in den letzten Jahren auch den deutschen Fischverarbeiter Deutsche See und CFTO, Frankreichs größten Thunfischfischer, übernommen. Es bestand die Notwendigkeit, die Berichterstattung zu rationalisieren; die automatisierten Berichte von OneStream boten die Lösung.
Konsolidierung zuerst
Der Hauptzweck der Umstellung auf ein neues System war die Konsolidierung. Außerdem wollte das Fischereiunternehmen sofort eine Datenbank erstellen und lokale Modelle einrichten können. "Wir wollten in der Lage sein, flexibler zu berichten. Vorher haben wir die Zahlen in einem Paket konsolidiert, das hauptsächlich für die Erstellung von Jahresabschlüssen gedacht war. Wir wollten die Konsolidierung in einer stabileren Umgebung", so Huig weiter.
"Vor Ort gibt es eine Menge Fachwissen. Vorher haben wir das nicht so sehr genutzt, weil wir alles zentral gemacht haben. Jetzt sind die Teilnehmer selbst mehr für die Zahlen verantwortlich.
Seit seiner Gründung im Jahr 1949 wird das Unternehmen von den Familien Parlevliet und Van der Plas geführt. Dies spiegelt sich auch in der Berichtsstruktur wider. Huig: "Man merkt, dass das Management sehr gut weiß, was auf lokaler Ebene vor sich geht, so dass sie weniger Wert auf konsolidierte Managementberichte legen. Innerhalb der Gruppe ist das Hauptziel die externe Berichterstattung, intern haben wir mit lokalen Managementberichten genug zu tun."
Schritt für Schritt ausbauen
Das Fischereiunternehmen hat sich für OneStream entschieden. Dies war keine leichte Entscheidung. "Wir fanden es schwierig, das beste System abzuschätzen und schwankten zwischen zwei verschiedenen Lösungen. Nach einer Informationsveranstaltung bei Finext baten wir Finext um eine unabhängige Stellungnahme. Diese zeigte, dass OneStream für uns besser geeignet ist", sagt Huig.
"Mit OneStream kann man zunächst mit der Konsolidierung beginnen und dann in aller Ruhe die Plattform ausbauen", erklärt Andreas Nederhoed von Finext. "Eine Lizenz ermöglicht den Zugriff auf die gesamte Plattform, so dass man nach der anfänglichen Implementierung eine Roadmap ausarbeiten kann, um schrittweise mehr und mehr Funktionen hinzuzufügen."
"Der große Vorteil ist, dass die Nutzer sich selbst anmelden und schon vieles ausfüllen. Wir sitzen zusammen auf einer Plattform und bestimmen, wer was wo und wann benutzt. Dadurch wird der gesamte Arbeitsablauf gestrafft, und dank der automatisierten Berichte von OneStream können alle auf dieselbe Weise arbeiten", sagt Rob van der Meij, Group Controller bei Parlevliet & Van der Plas.
Reibungslose Umsetzung
Nach der Toolauswahl kümmert sich Finext auch um die Implementierung der gewählten Lösung. "Der Klick mit den Beratern war gut, es war nicht so formal", sagt Huig. "Im Nachhinein sind wir sehr froh, dass es so gelaufen ist, wir bereuen es nicht", sagt Rob und lacht.
Das Konsolidierungsprojekt schreitet reibungslos voran; nach dem Start im Januar wird die Plattform bereits für den Bericht zum zweiten Quartal 2017 genutzt. Sie meldet auch die Jahreszahlen 2017.
Reaktion auf den lokalen Bedarf
Der nächste Schritt ist der Bau lokaler Modelle in den Niederlassungen. "Wir haben bei Heiploeg angefangen", erklärt Andreas. "Mit diesen lokalen Modellen reagieren wir auf das lokale Bedürfnis, sich mehr auf das Geschäft zu konzentrieren. Wir berücksichtigen die eigenen Anforderungen der lokalen Nutzer, damit sie die Plattform für das lokale Reporting nutzen können, sowohl intern als auch extern."
"Vor Ort gibt es eine Menge Fachwissen. Vorher haben wir das nicht so sehr genutzt, weil wir alles zentral gemacht haben. Jetzt sind die Teilnehmer selbst mehr für die Zahlen verantwortlich", fügt Huig hinzu.
Positiv überrascht von der automatischen Berichterstattung OneStream
Huig und Rob sind von den Ergebnissen der Plattform überzeugt. "Die automatisierte Berichterstattung von OneStream hat mehr gebracht als erwartet. Nicht nur die Konsolidierung, sondern auch zusätzliche Berichterstattungsanforderungen können leicht bewältigt werden. Man ist nicht auf eine bestimmte Art der Berichterstattung festgelegt, was uns sehr flexibel macht", sagt Rob.
"Früher haben wir von oben herab geschaut; wenn die Konsolidierung stimmte, waren wir zufrieden. Jetzt bauen wir auf den Zwischenberichten auf."
"Letztes Jahr wurde zum Beispiel die länderspezifische Steuerberichterstattung zur Pflicht. Es hat mich positiv überrascht, dass dies in OneStream eigentlich nur ein Bericht ist, den man in der Plattform erstellt; danach ist es nur noch ein Klick für die länderspezifische Steuerberichterstattung. Andere Unternehmen müssen sich diese Informationen mühsam aus verschiedenen Quellen beschaffen, bei uns sind sie jetzt in einem einzigen System."
Auch die Konsolidierungsprozesse verlaufen reibungsloser. "Die Erstellung der Zwischenberichte und der Berichtspakete für die ausländischen Partnerunternehmen ist viel rationeller", fährt Rob fort. "Früher war das eine Ad-hoc- und Ausfüllarbeit, die wir in der Zentrale für die lokalen Abschlüsse noch einmal aufschlüsseln mussten. Jetzt laufen die Berichtspakete viel einfacher aus dem System heraus, basierend auf dem, was die lokalen Benutzer selbst gemeldet haben."
Rob sieht in dieser gemeinsamen Arbeit einen wesentlichen Unterschied: "Früher haben wir von oben herab geschaut; wenn die Konsolidierung stimmte, waren wir zufrieden. Jetzt bauen wir auf den Zwischenberichten auf. Der Vorteil liegt darin, dass wir die Konsolidierung jetzt im Team machen."
Die Kraft der Einfachheit
Die vielfältigen Möglichkeiten der Plattform können aber auch ein Fallstrick sein. "Man sollte nicht alles sofort nutzen wollen. Wir nutzen nur einen Bruchteil davon, aber die Einfachheit des Projekts ist unsere Stärke", argumentiert Rob. "Wir haben versucht, es so einfach wie möglich zu halten", stimmt Andreas zu. "Nehmen Sie die Kontostruktur, wir haben bewusst nicht zu viele detaillierte Informationen und nicht zu viele Berechnungen eingefügt."
"OneStream eignet sich für alles, aber man muss genau überlegen, wofür man es einsetzt und was man vom ERP-System erhält", stimmt Huig zu. "Wir erhalten zum Beispiel Managementinformationen von der Plattform, die auf einer Reihe von kpi's basieren.
Alles von einer Plattform erhalten
Rob und Huig sehen weitere Möglichkeiten. "Es gibt so viele separate Listen, wie z. B. Fanglisten oder Reisepläne, die jetzt alle in Excel gespeichert werden. Die lassen sich auch gut in OneStream verwenden", sagt Rob. "Es gibt eine ganze Reihe von Informationen, die wir zur Konsolidierung anfordern und die auch im gesamten Unternehmen als Managementinformationen verwendet werden. Wenn man die Zeit und den Willen dazu hat, kann man Excels hinter sich lassen und alles über eine Plattform abrufen".
Sind Sie neugierig auf weitere Berichte über den Einsatz von OneStream in der Praxis? Werfen Sie einen Blick auf unsere Beispiele mit Flow Traders, Hunkemöller und Ampleon.
