Nog te vaak leidt het planproces tot politieke spelletjes, zoals sandbagging. Planprocessen staan of vallen met het gedrag van mensen. Hoe ontsluit je slim de collectieve wijsheid van jouw organisatie? Met de 5 Key Performance Questions krijg je een effectieve dialoog. En daarmee plannen en forecasts die kloppen.
5 ‘must ask’-vragen in je planproces
Het planproces leidt soms tot politiek en disfunctioneel gedrag, zoals ‘back casting’. Hierbij bepaalt het topmanagement targets waar de forecast naar toe moet leiden. Ook ‘carpeting’ komt voor, waarbij medewerkers het management tevreden willen houden, lastige vragen over prognoses vermijden en slecht nieuws achterhouden. Andere voorbeelden zijn ‘sandbagging’, het temperen van resultaatverwachtingen om erkenning te krijgen als de forecast wordt overtroffen, en ‘gaming’, het neerwaarts beïnvloeden van budgettargets om het bonussysteem te verslaan.
Tweerichtingsverkeer
Hoe kun je dit gedrag positief veranderen? De crux is vragen stellen, de juiste vragen. Met antwoorden op de fundamentele vragen over de huidige en toekomstige performance van zijn of haar bedrijfsonderdeel. De onderliggende gedachte is om in dialoog tot een gezamenlijke onderbouwing van de antwoorden te komen.
Key Performance Questions
Om deze dialoog te bereiken ontwikkelden we de Key Performance Questions, afgekort KPQs. De volgende 5 KPQs leiden tot een effectieve dialoog omtrent het planproces en zetten mensen aan tot actie:
1. Terugkijkend: hoe staan we ervoor?
- Hebben we ons plan tot nu toe gehaald?
- Hoe accuraat is de forecast tot op heden?
- Wat hebben we gedaan om on-track te komen?
2. Hoe realistisch is het plan, budget of forecast?
- In welk opzicht wijkt de huidige forecast af van de vorige?
- Zijn de onderliggende aannames valide?
- Is de forecast consistent met het vorig planjaar?
3. Is het plan, budget of forecast ‘genoeg’?
- Gaan we met de huidige forecast onze targets realiseren?
- Welke extra middelen of investeringen zijn nodig?
4. What if?
- Wat zijn de opwaartse kansen en neergaande risico’s?
- Welke contingency plannen hebben we hiervoor gedefinieerd?
- Wat is het beeld bij de bandbreedte in de forecast?
5. Hoe gaan we bijsturen?
- Hoe stellen we planrealisatie zeker?
- Welke maatregelen kunnen we nemen om on track te komen?
De juiste volgorde voor het planproces
We zien vaak dat een review meteen inzoomt op de 3e vraag, waardoor de dialoog omtrent het planproces hapert. De reden dat ‘is het plan realistisch’ voorafgaat aan ‘is het plan genoeg’, is dat je eerst moet weten of het plan en de daarmee samenhangende cijfers realistisch zijn, voordat je überhaupt kunt beoordelen of je met datzelfde plan je target kunt halen. Omgekeerd zou je kunnen forecasten dat je de targets haalt, terwijl dat niets zegt als de forecast niet realistisch is.
Een grondig antwoord
KPQs zijn open vragen, waarmee je sociaal-wenselijke antwoorden voorkomt. Bovendien is ons brein erop ingericht om bij open vragen een zo grondig mogelijk antwoord te geven. Bij open vragen gaan we de context overdenken en opnieuw ordenen, rangschikken, beoordelen. En eerlijk gezegd is dat het primaire effect van het stellen van deze vragen, los van het antwoord dat gegeven wordt.
Zo geven deze vijf essentiële vragen een krachtige performance dialoog, wat leidt tot meer openheid in plaats van politiek gedrag zoals carpeting of back casting. Daarmee wordt het planproces en de forecasts accurater, en beslissingen beter.
.webp)