In mijn dagelijks werk als Performance Management Advisor ben ik veel betrokken bij de keuze voor een nieuwe EPM-oplossing. Vaak wordt dit ingegeven door de wens om één specifiek proces te optimaliseren (denk daarbij aan bijvoorbeeld Corporate Reporting, Consolidatie of Financial Planning), maar steeds vaker krijg ik de vraag te ondersteunen bij de selectie van een nieuw EPM-platform. Is dat nou beter of logischer dan losse applicaties voor processen? In dit artikel beschrijf ik 5 redenen die pleiten voor een EPM-platform.
5 redenen om voor een EPM-platform te kiezen
Veel organisaties zien steeds vaker in dat processen als Statutaire Consolidatie, Tax Reporting, Management rapportage en financiële planning & forecasting direct aan elkaar gelinkt zijn en daarom als zodanig ook benaderd kunnen worden. Bij de afweging voor een nieuwe EPM-oplossing rijst dan ook regelmatig de vraag of een EPM-platform of een ‘best of breed’ strategie (voor elk proces de beste point solution) de juiste is.
De argumenten om voor een EPM-platform oplossing te kiezen die veel benadrukt worden:
1. Eén leverancier voor meerdere oplossingen
Klinkt vanuit IT en Inkoop als een prettige insteek. Je hoeft tenslotte maar met één partij te onderhandelen en afspraken te maken en vanuit IT-architectuurbewaking lijkt het ook overzichtelijker en beter te managen. Keerzijde van deze benadering is het risico op ‘vendor lock-in’. Niemand wil gegijzeld worden door een leverancier, van wie je te afhankelijk bent geworden.
2. Eén product in plaats van meerdere losse oplossingen is wel zo efficiënt
Dit is natuurlijk een argument dat, áls het waar is, zeker voor een platformoplossing spreekt. Maar hoewel het aan de buitenkant vaak lijkt alsof het één product betreft zien we de afgelopen jaren nog wel eens dat het feitelijk om verschillende modules gaat. Soms zelfs zijn het meerdere producten onder ‘de motorkap’ met verschillende datamodellen of architecturen. Voor eindgebruikers minder zichtbaar, maar voor beheerders soms een echte challenge. Goed doorvragen en onder de motorkap kijken wanneer je hieraan twijfelt is het devies.
3. Naadloze integratie en éénmalige data-opslag
Een belangrijk argument voor een geïntegreerde platformoplossing is minder data issues. Maar zelfs bij oplossingen die uit één architectuur bestaan heb je vaak te maken met verschillende datamodellen (bij meerdere modules of kubussen). Tussen die datamodellen moet ook weer geïntegreerd worden. Dat vraagt duidelijkheid over gebruik van definities, workflow en procesmanagement over die verschillende datamodellen heen. EPM-Platformen hebben daar vaak wel goed over nagedacht. Je kunt je voorstellen dat het helemaal complex wordt wanneer je losse applicaties en toolsets met elkaar moet gaan verbinden.
4. Eén totaaloplossing is goedkoper in aanschaf
Dit klinkt natuurlijk als een open deur. Een aloude inkoopwet is hier natuurlijk vaak van toepassing: volume inkopen drukt de prijs per stuk. Maar let wel op! Veel oplossingen maken tegenwoordig gebruik van user based pricing. Oftewel, je betaalt per gebruiker. En als je meerdere processen gebruikt, met ieder zijn eigen gebruikersgroep is de overlap in gebruikers vaak niet groot en lijkt dat volume-inkoopvoordeel dus te verdampen ten opzichte van de losse point solutions.
5. Een EPM-platform is efficiënter in onderhoud
Het grote voordeel van een platformoplossing is dat je vaak met één aanspreekpunt binnen je beheerorganisatie te maken hebt. Dat is natuurlijk in de basis goedkoper dan verschillende beheerders verspreid door de organisatie. Ook de data- integratie, hoewel nog zeker niet overal optimaal te noemen, is toch makkelijker te organiseren dan bij losse leveranciers. Alleen over het eigenaarschap van de oplossing ontstaat nog wel eens een flinke discussie. Is het Finance en Accounting, Corporate- of tóch Business Control? Wie bewaakt de inrichting van de oplossing en hoe organiseer je de wijzigingen? Dan klinkt iedereen heeft zijn eigen point solution ineens zo gek nog niet.
Zoals je ziet zijn er zeker argumenten te bedenken voor het gebruik van een EPM-platform oplossing. Maar er zijn er minstens net zo veel voor een ‘Best of Breed benadering’ te noemen.
Selecteren is maatwerk en vraagt vakmanschap
Welke argumenten voor jouw situatie van toepassing zijn hangt af van verschillende factoren. Denk daarbij aan: welke keuzes zijn er in het verleden al gemaakt, dus welke legacy moet rekening mee gehouden worden? Hoe complex zijn de requirements van de verschillende processen en wil je deze wel in één omgeving afdekken of is het toch logischer voor de ‘best fit’ per proces te gaan? Wat zijn toekomstige (IT) architecturen om rekening mee te houden?
Er zijn natuurlijk veel vragen die beantwoord moeten worden wanneer je voor de afweging staat om een nieuwe EPM-oplossing te kiezen. Daarom is het essentieel om dit proces zorgvuldig en gedegen beet te pakken. De stagiair een kleine marktverkenning laten doen en even snel wat demo’s opvragen is echt niet genoeg. Het gaat hier om cruciale bedrijfsprocessen en de keuzes die gemaakt worden kunnen nog jaren veel impact hebben. Laat je daarom begeleiden door een partij die de markt kent, je kan ondersteunen bij het verkrijgen van de requirements en die je sturing geeft in de oplossingsrichting die het beste bij je past. Finext is zo’n partij.
En of het nou een platform of een ‘best of breed strategie‘ wordt bepalen we daarna samen wel!
