Account Reconciliation: Inzichten van Johan Palmboom van citizenM

Wie ben je en wat is je functie?

Mijn naam is Johan Palmboom, ik ben het hoofd van Finance Transformation bij citizenM. Ik ben trots op mijn achtergrond in finance en consultancy, en ik ben ondertussen al 8 jaar actief bij citizenM. Voordat ik officieel in dienst trad, heb ik het bedrijf geadviseerd als consultant. Mijn carrière binnen het bedrijf begon met de verantwoordelijkheid over accounting en rapportage. Echter, ik merkte al gauw dat er een sterke behoefte was aan verandering en transformatie binnen onze financiële afdeling. Dit inzicht leidde tot het vormen van een specifiek team dat zich toewijdt aan het transformeren van de finance-organisatie en het optimaliseren van onze systemen, processen en het versterken van ons team.

Hoe hangt jouw functie samen met accountreconciliatie?

Ik werk bij citizenM, een snelgroeiende organisatie met diverse hotels wereldwijd. Door de aanhoudende groei van ons bedrijf, zijn we in 2015 gestart met het automatiseren van ons consolidatieproces via CCH Tagetik. Voor deze overstap besteedden onze financiële teams veel tijd aan het handmatig reconciliëren van data in Excel. Gezien de hoge transactie volumes binnen de hospitalitybranche, was het noodzakelijk dit proces te versnellen en onze controle hierop te verbeteren. We hebben daartoe begin 2023 ook de software van CCH Tagetik geïmplementeerd voor Account Reconciliation en Transaction Matching.

Heb je ooit zelf een handmatige accountreconciliatie gedaan?

Ja, in mijn vorige rol als hoofd accounting en reporting was ik persoonlijk betrokken bij het handmatig uitvoeren van accountreconciliaties. We gebruikten hiervoor Excel en Google Drive. Het was een uitdaging om de bestanden te beheren en het overzicht te behouden van de reconciliatiestatus, vooral gezien de internationale aanwezigheid van citizenM. Maar nadat we CCH Tagetik geïmplementeerd hadden, werd het proces aanzienlijk gestandaardiseerd en vereenvoudigd.

Wat zie jij als de valkuilen van accountreconciliatie zonder software?

Een van de grootste valkuilen is ongetwijfeld het verspreid houden van bestanden, wat leidt tot een gebrek aan overzicht over de reconciliatiestatus. Dit creëert aanzienlijke uitdagingen, zoals verhoogde tijdsinvestering en intensief handmatig werk om een helder inzicht te verkrijgen in lopende zaken. Door over te stappen op accountreconciliation-software, integreren we alle informatie op één platform. Dit biedt niet alleen real-time inzicht in de status, maar stelt ons ook in staat om ons te concentreren op de uitzonderingen, wat de effectiviteit enorm vergroot. Met een continuous accountingproces kun je het systeem tijdens het proces continu verbeteren en aanpassen. Dit geeft de flexibiliteit om de spelregels gaandeweg te optimaliseren, wat de doorlooptijd en kwaliteit van reconciliatieprocessen ten goede komt. Uiteindelijk helpt het ons om het grotere doel te bereiken: een snellere, kwalitatief hoogwaardige afsluiting.

In marketingmateriaal lezen we dat softwarematige accountreconciliatie en/of transactie-matching veel tijd bespaart. Wat zijn jouw ervaringen in de praktijk?

Ik heb gemerkt dat het gebruik van transaction matching op het meest gedetailleerde niveau inderdaad een enorme tijdsbesparing oplevert. Door het volledig te automatiseren, worden transacties naadloos op elkaar afgestemd. Dit houdt in dat elke afzonderlijke financiële handeling - neem als voorbeeld iets simpels als het kopen van een drankje in een hotel - wordt vastgelegd in het systeem en automatisch wordt gereconcilieerd met corresponderende posten zoals omzet en kasstromen. Als er een afwijking in de reconciliatie is, wordt dit direct zichtbaar gemaakt. Zo kunnen we proactief handelen en blijven we controle houden over onze financiën, wat uiteindelijk leidt tot aanzienlijke tijdsbesparing bij de maandafsluiting."

Wat zijn jouw ervaringen met betrekking tot de implementatie van de CCH Tagetik-oplossing voor accountreconciliatie en transactie-matching?

Het systeem is succesvol geïmplementeerd, maar de verandering in onze werkwijze en de aanpassing van onze bedrijfscultuur vergde meer tijd dan voorzien. Vooral voor de financiële controllers was het omschakelen; zij moesten zich aanpassen aan een nieuwe manier van werken door te vertrouwen op data en transacties uit verschillende systemen. We hebben het implementatieproces stap voor stap benaderd, wat uiteindelijk heeft geleid tot een succesvolle geleidelijke overgang. Het is inderdaad een kwestie van mindset veranderen binnen de accountingteams. Je moet afstand doen van je oude, vertrouwde Excel-sheets en meer gaan vertrouwen op automatisering. Dat kan uitdagend zijn. Aanvankelijk hadden we de impact hiervan onderschat, maar uiteindelijk zijn we er met kleine stapjes gekomen, mede dankzij de inzet van change management.

Wat zou je zeggen tegen een financiële professional die overweegt om accountreconciliatie te automatiseren?

Ik raad financiële professionals aan om met kleine stappen te beginnen. Haal voordeel uit automatisering om de snelheid in je werkprocessen te verhogen. Het is cruciaal om samen te werken en geleidelijk over te schakelen, zodat de transitie naar automatisering van accountreconciliatie soepeler verloopt. De stapsgewijze aanpak is essentieel om kennis op te bouwen zonder overweldigd te raken; het vereist een verandering van mindset binnen de accountingteams. Het is belangrijk om in te zien dat automatisering je in staat stelt om te werken volgens het continuous close principe. Dit legt de basis voor verder verbeteringen in de doorlooptijd van je processen door in een latere fase Artificial Intelligence toe te passen op je continuous close Proces. In feite beweeg je weg van periodieke batchverwerking naar continuous accounting. Als je het vergelijkt: stel je voor dat je dagelijks een deel van je huis laat schoonmaken door een robotstofzuiger, zodat je alleen nog maar de hoekjes hoeft bij te werken voordat je gasten ontvangt tijdens de rapportageperiode.

Meer weten over account reconciliation en corporate reporting?

Op 28 maart organiseren wij The Future of Corporate Reporting, hét evenement voor de finance, sustainability en corporate reporting professional die voorbereid wil zijn op de toekomst van dit vakgebied. Meld je aan via deze link!