Een wendbare strategische Workforce planning

Wat is Workforce Planning?

Strategische Workforce Planning is een proces dat ervoor moet zorgen dat het aanbod van de juiste hoeveelheid skills en talenten binnen een organisatie aansluit op de vraag die vanuit de business gegenereerd wordt. Om de doelstellingen van je organisatie te bereiken, wil je het beste talent voor de baan werven, ontwikkelen en behouden. Om dit goed te kunnen doen heb je inzicht nodig in je huidige workforce, wil je weten wat je toekomstige behoefte is en wil je zicht houden op de te nemen acties met bijbehorende financiële consequenties.

Strategische Workforce Planning is geen opzichzelfstaand proces in een organisatie; het is verbonden met vele andere planningsprocessen en andere afdelingen buiten HR. De CEO (de business) wil weten welke impact zijn personeelsbestand heeft voor het ontwikkelen van nieuwe strategieën en initiatieven. HR wil met haar processen goed kunnen aansluiten op die behoefte. Finance wil vervolgens kunnen meten, analyseren en rapporteren over de trends, doelstellingen en resultaten ervan. Allen hebben belang bij een goedlopend workforce planningsproces.

Uitdagingen

Een personeelsbestand is een van de meest waardevolle assets van een organisatie. Niet alleen in kosten, maar vooral ook in de waarde die het toevoegt aan een bedrijf. Desondanks is Workforce Planning nog steeds één van de meest dynamische en onvoorspelbare planningsprocessen in organisaties. Niet in de laatste plaats vanwege de vele variabelen die van invloed zijn, gebrek aan een integrale aanpak en het ontbreken van een goede ondersteunende technologie.

1. Goed forecasten blijft lastig

Veel bedrijven worstelen met hun Recruitment Planning. Het goed forecasten van de toekomstige behoefte aan skills is altijd al een uitdaging, maar dankzij de gevolgen van de pandemie nog wispelturiger en lastiger te voorspellen dan voorheen.

2. Reageren in plaats van anticiperen

Daarnaast is er vaak geen focus op de lange termijn workforce initiatieven en beperkt men zich vooral op de korte termijn. Met als gevolg dat men niet verder komt dan reageren in plaats van proactief ontwikkelen van de workforce, zodat deze optimaal aansluit op de behoefte in de toekomst.

3. Silo’s die niet goed samenwerken

Een andere veelvoorkomende uitdaging is de gebrekkige afstemming tussen verschillende afdelingen op het gebied van Workforce Planning. De bekende silo’s zijn ook zeker op het gebied van Workforce Planning nog volop intact. Resulterend in een mismatch in onderlinge verwachtingen, niet aansluitende afdelingsplannen en verkeerde financiële projecties.

In 7 stappen naar een wendbare strategische Workforce Planning

Met bovenstaande uitdagingen in het achterhoofd kun je je voorstellen dat een goedwerkende strategische Workforce Planning zorgt voor verbinding tussen de verschillende stakeholders vanuit Business, Finance en HR, het verbeteren van de onderlinge samenwerking en een betere accountability. Welke 7 stappen kun je nemen om dit te realiseren?

1. Bepaal kritische capaciteiten

Kijk naar de lange termijn strategische doelstellingen van je organisatie en sluit daar je strategische Workforce Planning op aan. Klinkt als een open deur, toch zien we nog heel vaak dat er geen goede link is tussen strategische Workforce Planning en de Business Strategie van de organisatie. Vaak omdat de kritische capaciteiten (wat hebben we nou écht nodig om in de toekomst succesvol te zijn?) onvoldoende geadresseerd worden.

2. Analyseer de huidige workforce

Uiteraard kijk je naar zaken als leeftijd, type contracten en demografische verwachtingen. Maak daarnaast ook duidelijk onderscheid tussen kwaliteit en kwantiteit. Hoe presteert de huidige workforce en zit daar nog verbetering in? Heb je de high potentials in beeld en bied je ze wel voldoende ontwikkeling? Weet je wel waarom deze mensen zo goed presteren en kun je dit vaker toepassen? Hier kan een Development Strategy uit voortkomen. Kwantiteit, zo kun je verwachten, gaat over de hoeveelheid benodigde werknemers, het verloop en de interne verschuivingen.

3. Analyseer het verwachte gat met je toekomstige workforce

Als je je huidige personeelsbestand hebt geanalyseerd kun je ook naar de toekomst gaan kijken. Je kunt bijvoorbeeld nagaan welke mensen op basis van hun leeftijd met pensioen zullen gaan en welke expertise ze met zich mee nemen. Hoe wil je deze kennis gaan opvangen? Ga je huidige medewerkers verder opleiden of omscholen? Of kies je voor een externe oplossing? Het World Economic Forum schetst dat 50% van de werknemers omscholing nodig gaan hebben in 2025.

4. Werk altijd aan verschillende scenario’s

Veel organisaties dachten al na over de effecten van nieuwe technologische ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld Robotisering op hun bestaande workforce. Maar wie had de huidige pandemie en de versnelling in digitalisering in zijn scenario’s meegenomen? De wereld is in rapper tempo veranderd en dat zal zijn weerslag hebben op verschillende banen. Ook zullen de economische gevolgen effect hebben op de arbeidsmarkt. Hoe prettig is het als je een dergelijk scenario al hebt verwerkt en je dus weet wat je te doen staat op het gebied van werven, afvloeien en omscholen? Goed anticiperen kan grote ontslagrondes misschien wel voorkomen.

5. Koppel je recruitment verwachtingen aan Finance

Met de juiste technologie ben je als HR-afdeling in staat om daadwerkelijk jouw recruitment verwachtingen aan Finance te koppelen. Hiermee kun je in één keer onderbouwen wat het kost om de uitbreidingsplannen van de business waar te maken en wat het betekent voor de cashflow als deze juist toe- of afneemt.

6. Verbeter de nauwkeurigheid van de forecasts

Je kunt tegenwoordig door middel van statistische prognoses voorspellen wat het verloop onder personeel zal zijn en welke impact dit heeft op de toekomstige workforce en ambities. Je bent hierdoor in staat om in een eerder stadium gepaste actie te initiëren.

Als je ook in staat bent om je personeelskosten op zeer gedetailleerd niveau te plannen en door te rekenen, kun je ook veel nauwkeuriger rekenen met loonkosten, variabele beloning en andere persoonsgebonden kosten. Hiermee verbeter je de nauwkeurigheid van de forecast aanzienlijk en kun je veranderende impact ook direct doorrekenen in allerlei scenario’s.

7. Uitvoeren, monitoren en aanpassen

Als je bovenstaande stappen hebt doorlopen ben je eindelijk zover om de benodigde acties uit te gaan voeren. Dat moet een continu proces zijn omdat de situatie bijna dagelijks verandert. Je zult als organisatie continu moeten bijsturen en aanpassen. Dat kun je alleen doen wanneer je je huidige proces continu kunt analyseren. Het hebben van een gedegen analyse oplossing is daarvoor onontbeerlijk.

Datagedreven Workforce Planning

Op het gebied van strategische Workforce Planning zien we diverse tools die gebruikt worden. Naast bekende point solutions zien we ook steeds vaker platformoplossingen die deze uitdagingen te lijf gaan. Hierdoor wordt het eenvoudiger om de verschillende silo’s op elkaar aan te sluiten. Sommigen komen meer uit de hoek van Human Capital Management (HCM), zoals bijvoorbeeld Workday. Anderen staan meer te boek als planningsoplossing, zoals Anaplan en Pigment.

Strategic Workforce Planning verandert door de inzet van de juiste technologie van een arbeidsintensief proces, met versnipperde niet-consistente data in verschillende bronnen, naar een datagedreven proces dat afdelingen verbindt en een belangrijke driver wordt voor het realiseren van strategische doelstellingen. Het proces wordt daarmee betrouwbaarder, vele malen effectiever en vooral ook wendbaarder. De noodzaak daarvan is het afgelopen jaar door Covid-19 wel duidelijk geworden.

Meer weten?

Wij zien dat je met een planningsoplossing als Anaplan of Pigment veel van de uitdagingen kunt oplossen en dat het een krachtig middel is voor een wendbare Workforce Planning. Ontdek hoe jij Anaplan of Pigment kunt inzetten voor jouw Workforce Planning en boek een Discovery Sessie van 30 minuten met een expert. Tijdens deze sessie is er ruimte voor het beantwoorden van al je vragen en kun je aangeven over welke onderdelen je meer wilt weten. We laten onder andere zien wat de uitdagingen zijn in het planningsproces en hoe je zorgt voor een naadloze samenwerking tussen de verschillende bedrijfsonderdelen.