Het is een reguliere vrijdagmiddag, twaalf uur, tijdens de almaar durende Coronacrisis. Als projectcontroller moet je de hele middag collega’s gaan nabellen dat ze de voortgang en planning van de projecten moeten aanleveren voor het weekend. Vervolgens ben je vaak wel even zoet om al deze losse voortgangsrapporten bij elkaar te zoeken. Al snel is het half zeven en wil je het liefst van je thuiswerkplek naar de keuken om aan het eten te beginnen. Een vroeg weekend zit er zoals gewoonlijk niet in.
Huidige staat van een projectcontroller
Sommige projectmanagers zijn vergeten een update te sturen, anderen hebben de cijfers net weer iets anders gerapporteerd. Na flink wat kopieer- en plakwerk ben je in staat om de prognose financieel te maken. Je kan de echt grote verschillen te bekijken en komt er een rapport uitrollen die gerapporteerd wordt aan de directie. Een echt goede analyse heb je nog niet kunnen maken, dat komt volgende week wel… Dit is een situatie die wij veel tegenkomen bij nieuwe klanten die (gedeeltelijk) op projectbasis werken. Iedereen houdt zijn eigen spreadsheet bij en eens per week of maand wordt dit allemaal samengevoegd tot één geheel. Uiteraard gaat hier vaak te veel werk inzitten waarna de vraag komt of wij daar een effectievere methode van projectplanning kunnen implementeren. En dit allemaal zonder de gebruiker uit zijn spreadsheet te jagen, want ja, dat werkt nu eenmaal zo fijn vertrouwd. In het kader van projectbeheersing proberen wij ervoor te zorgen dat een projectcontroller binnen een organisatie zijn tijd zo nuttig en effectief mogelijk kan besteden. Het doel is dat er snelle inzichten en analyses gemaakt kunnen worden die zowel voor de financiële tak als voor de business interessant zijn.
In het kader van projectbeheersing proberen wij ervoor te zorgen dat een controller zijn tijd zo nuttig en effectief mogelijk kan besteden.
Eén van de oplossingen die wij hiervoor aanbieden is Vena Solutions. Vena biedt een gebruikersinterface in het vertrouwde en flexibele Excel, maar met een robuuste database aan de achterkant. Verder heeft Vena een eigen workflow, audit trail en automatische aggregatie van data waardoor het zich perfect leent voor projectplanning.
Wat we veel zien is dat organisaties die spreadsheets proberen uit te bannen, vaak toch weer (gedeeltelijk) terugkeren naar de spreadsheet. Dit is het gat waar Vena inspringt.
Even een stapje terug naar de vrijdagmiddag om twaalf uur, maar nu mét Vena.
De projectcontroller ziet vanuit zijn Vena dashboard dat 95% van de projectmanagers zijn planning heeft bijgewerkt. De projectmanagers hebben namelijk gisteren van Vena al een automatische e-mail gehad om hun planning bij te werken. Ieder persoon heeft een eigen taak waarbij ze via Vena in Excel de laatste cijfers kunnen zien en deze kunnen updaten. Bij het opslaan worden deze cijfers niet lokaal, maar direct in een database opgeslagen.
Hierdoor ziet de controller direct de nieuwe stand van zaken in zijn statusrapport en biedt zijn forecast een compleet beeld van alle projecten op een geaggregeerd niveau. Hij vraagt de 2 projectmanagers die hun taak nog niet afgerond hebben dit even te doen. Vervolgens loopt hij de projecten langs en documenteert wat uitschieters. Om vier uur stuurt Vena een automatische mailshot van het rapport naar de directie.
Met behulp van Vena kan de projectcontroller weer meer tijd besteden aan het analyseren en controleren van de planning. Ook hoeft diegene zich niet meer bezig te houden met het aan elkaar knopen van spreadsheets.
.webp)