5 manieren voor een betere project beheersing van je portfolio

Er zijn genoeg recente voorbeelden te benoemen van uit de hand gelopen projecten met als gevolg grote kostenoverschrijdingen. Soms is dit te wijten aan externe problematiek zoals stikstofnormen, soms onduidelijkheid rondom eisen en wensen zoals bij het Zuidasdok, maar vaak genoeg ook aan het niet goed kunnen signaleren van risico’s en uitloop van die projecten. In dit artikel gaan we in op 5 manieren om deze risico’s bij projectbeheersing beter inzichtelijk te krijgen en te houden.

Projectbeheersing met spreadsheets

Veel organisaties managen hun projectportfolio in spreadsheets. De flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid van deze oplossing maakt het al vele jaren een van de meest geliefde tools. Maar, zoals zo vaak, is de kracht van een oplossing ook meteen een valkuil. Die flexibiliteit kan leiden tot een gebrek aan eenduidigheid en de gebruiksvriendelijkheid gaan nogal eens ten koste van zaken als gestandaardiseerde workflows en auditability.

Het managen van projecten in spreadsheets kan lang goed gaan. Maar zeker bij steeds grotere en complexere projecten (denk aan grote infrastructurele projecten) wordt het op den duur lastiger om tijdig problemen in planning of uitvoering te signaleren. Vooral wanneer het een portfolio aan verschillende projecten betreft wordt het moeilijk het (financiële) overzicht te bewaren.

5 manieren voor meer inzicht in projectrisico’s

Ook de komende tijd staan er genoeg uitdagende projecten in Nederland op de agenda. Denk alleen al aan de meest in het oog springende voorbeelden als oplossen van het huizentekort, het aardgasvrij maken van bestaande woningen, de aanleg van 5g en grote klussen op het gebied van weg- en waterbouw. Je moet er toch niet aan denken dat deze allemaal flink uit de planning lopen of financieel een debacle worden.

Welke 5 stappen kun je nemen om te zorgen voor een goede (financiële) besturing van deze projecten?

1. Werk samen aan dezelfde cijfers

Het wordt erg lastig om goed overzicht te houden wanneer niet alle informatie beschikbaar is in dezelfde omgeving. Een typisch probleem bij het grootschalig inzetten van spreadsheets is het feit dat informatie wordt gefragmenteerd. Uiteindelijk worden bestanden te groot en moeten er te veel mensen tegelijk in werken. Opknippen van bestanden leidt tot fragmentatie en allerlei risico’s op aansluitingsverschillen. Dit probleem heb je ook wanneer een deel van de projectbeheersing wel in een software-oplossing gebeurt maar andere, kritische, informatie zit nog in Excel. Aanpassingen in één bron moeten worden bijgewerkt in andere bronnen, wat leidt tot meer handwerk of foutgevoelige koppelingen. In plaats daarvan is het belangrijk dat alle betrokkenen samenwerken aan dezelfde cijfers, een aanpassingen die ergens wordt gemaakt moet direct doorwerken op alle gerelateerde onderdelen. Zorg er dus voor dat iedereen die betrokken is bij de cijfers van een project of programma in dezelfde omgeving kan werken.

2. Creëer een geïntegreerd overzicht

Bij projectbeheersing willen verschillende partijen hun eigen vragen beantwoord krijgen. Een projectcontroller heeft inzicht nodig over verschillende projecten heen, waar een projectmanager of opdrachtgever meer details wil hebben van één project. Ook informatie over sustainability wordt steeds belangrijker maar die verantwoordelijkheid ligt waarschijnlijk bij andere stakeholders.

Hoe groter en complexer het project, hoe belangrijker het is om een geïntegreerd overzicht te hebben. Hiermee wordt de samenhang tussen deze onderdelen goed inzichtelijk. Een aanpassing in de planning werkt dan gelijk door in de kosten en waar nodig ook op andere gebieden. Ook hier is het belangrijk dat alle stakeholders hun overzicht kunnen baseren op dezelfde informatie, ze kijken alleen naar andere doorsnijdingen en detailniveaus ervan. Probeer de overzichten dus met elkaar te integreren en waar mogelijk te baseren op één bron.

3. Zorg voor transparantie tot op het laagste detailniveau

Naast samenwerken aan dezelfde cijfers en het hebben van een geïntegreerd overzicht, is het belangrijk dat alle benodigde cijfers tot op het laagste niveau beschikbaar zijn. Dit betekent niet dat alle details uit een ERP-systeem benodigd zijn voor je projectbeheersing maar het betekent wel dat alle relevante details beschikbaar moeten zijn wanneer dat noodzakelijk is. Wanneer je voor iedere gedetailleerde vraag terug moet naar je transactionele systemen (ERP), zorgt dat voor vertraging en meestal ook voor discussie over de cijfers. Het is belangrijk dat stakeholders vanuit een geaggregeerd niveau kunnen doorklikken naar onderliggende details zonder vertraging en aansluitverschillen.

4. Kies de juiste softwareoplossing

Kies voor een oplossing die structuur geeft en voldoende flexibiliteit biedt om nieuwe inzichten mee te nemen. Dé reden dat spreadsheets nog zoveel gebruikt wordt binnen dit vakgebied is de grote flexibiliteit. Projectbeheersing is vaak minder gestandaardiseerd dan andere planning- en control processen, mede omdat er grote verschillen tussen projecten kunnen zijn. Flexibiliteit is juist hierin dus extra belangrijk. Tegelijkertijd wil je bepaalde zaken wel structureren en standaardiseren om goed te kunnen analyseren en sturen.

Een overstap van Excel naar een rigide softwareoplossing zorgt vaak voor weerstand en leidt ertoe dat mensen hun eigen Excelbestanden ernaast creëren. Je wilt ook niet afhankelijk zijn van (duur) maatwerk binnen de software. Er zijn verschillende oplossingen op de markt waarmee mensen binnen je eigen organisatie zelf de inrichting kunnen aanpassen waar nodig. De keuze voor de juiste oplossing is hierin dus erg belangrijk.

5. Zorg voor tijdigheid

Hoewel ‘tijdigheid’ van informatie in veel processen belangrijk is, zien we juist bij projectbeheersing vaak uitdagingen die wederom samenhangen met de diversiteit van stakeholders en hun belangen. Een projectcontroller zal waarschijnlijk wekelijkse en maandelijkse analyses over projecten heen willen doen. Terwijl projectplanners en -managers minder gebonden zijn aan deze (financiële) cyclus. Zij willen eigenlijk continu aanpassingen doen en de actuele status hebben.

Het is belangrijk om alle belangen en behoeftes goed te vangen in een helder proces met duidelijke volgordelijkheid. Een oplossing met goede workflow mogelijkheden kan hierbij helpen. Wanneer dit goed is opgezet zorgt het ervoor dat alle stakeholders precies weten wanneer welke informatie beschikbaar is. Het minimaliseert de kans dat mensen toch eigen overzichten gaan bijhouden en zorgt ervoor dat nieuwe risico’s op een project snel gesignaleerd kunnen worden.