Software selectie aanpak

Zekerheid dankzij de ervaring van Finext.

Je bent op zoek naar nieuwe financiële software.  Waar moet je je zoektocht beginnen? Hoe zorg je ervoor dat je de nieuwste ontwikkelingen in de markt kunt vinden? Hoe weet je zeker dat je alle specificaties van de te kiezen softwareoplossingen goed kunt vergelijken? Kun je erop vertrouwen dat je geen cruciale elementen bent vergeten mee te nemen tijdens de selectie?
‍
Allemaal vragen waar veel mensen binnen organisaties mee worstelen, wanneer eenmaal het idee is ontstaan dat er gezocht moet worden naar een (nieuwe) EPM oplossing. Het selecteren van nieuwe software kan ingrijpende gevolgen hebben voor mensen, processen en andere systemen in een organisatie. Daarom is het cruciaal dat het selectieproces gedegen en betrouwbaar verloopt.

Finext heeft in de afgelopen 25 jaar meer dan 200 Nederlandse organisaties succesvol geholpen met de selectie en implementatie van hun EPM oplossingen. We weten dus van de hoed en de rand en kunnen je ontzorgen of begeleiden bij de selectie van nieuwe EPM software. Allemaal op een gestructureerde en onderbouwde manier. Dat geeft jou rust en het vertrouwen dat het gedegen gebeurt. Met Finext krijg je zekerheid.

Altijd up to date in een markt die continu in beweging is.

De oplossing die je vandaag kiest kan over een jaar alweer toe kan zijn aan verandering. De huidige (cloud based) oplossingen komen bijna maandelijks met nieuwe ontwikkelingen en releases. Hierdoor gaan de ontwikkelingen snel en veranderen de verschillen tussen de oplossingen regelmatig.

Het selecteren van een oplossing voor Consolideren & Rapporteren of Plannen, Budgetteren & Forecasten is hierdoor voor veel organisaties een complexe en tijdrovende taak geworden.

Het bijhouden van de ontwikkelingen in de markt is voor ons dagelijkse kost. We kennen de verschillen en hebben een korte lijntjes met de ontwikkelaars van de software. Hierdoor zijn we zeer goed in staat het kaf van het koren te scheiden en duiding te geven bij de informatie die door de verschillende partijen verstrekt wordt. Dankzij Finext ben je altijd up-to-date.

In onze ervaring wordt met onze gedegen selectieaanpak de investering daarin meer dan terugverdiend: de opgehaalde informatie kan worden hergebruikt in de implementatie, licentiekosten van de software vallen vaak aanzienlijk lager uit door onze kennis van de markt met bijbehorende mogelijkheden en valkuilen, en de documentatie van de diverse stappen kunnen worden gebruikt bij de business case en het draagvlak binnen de organisatie.

Finext Selection Scenario: een bewezen aanpak in 5 fases.

Het selecteren van een nieuwe software oplossing is voor veel organisaties geen dagelijkse kost. Het is ook een proces dat betrokkenheid vraagt van diverse disciplines binnen jouw organisatie. Denk daarbij aan de eindgebruikers of IT, maar ook aan Inkoop en de besluitvormers. Naast de interne organisatie vragen ook de externe leveranciers om een gestructureerde aanpak om tot het beste (inkoop) resultaat te komen. Het Finext Selection Scenario is onze gestructureerde aanpak die gebaseerd is op 25 jaar best practices in het selecteren van EPM oplossingen aangepast aan jullie unieke situatie. Met Finext krijg je structuur en overzicht.

Onze bewezen aanpak bestaat uit 5 fases:

1. Vision

In deze stap creëren we awareness over de laatste ontwikkelingen in de softwaremarkt, eventueel ondersteund door high-leveldemo’s van de diverse oplossingen voor een eerste ‘look & feel’. Belangrijke thema’s die daarnaast aan de orde komen zijn de visie en mogelijkheden van ‘integrated EPM platform’ versus ‘point solutions’,‘ontwikkeltool’ versus ‘applicatie’, maar ook de visie op ‘beheer door de eigenorganisatie’ of juist ‘extern’.

2. Requirements 

Tijdens de stap ‘Requirements’ stellen we met elkaar de scope van de beoogde oplossing vast. We beginnen niet met een blanco vel, maar gebruiken het overzicht aan requirements dat we in de afgelopen 25 jaar hebben opgebouwd. Met behulp van een interviews en een (online) vragenlijst krijgen we inzicht in de prioriteiten van stakeholders en kunnen we direct overgaan op de inhoud. Zodoende ontstaat ruimte voor de écht nuttige discussies en kunnen we de ‘no-brainers’ skippen. Af en toe zijn de rapportageprocessen dermate complex dat het zinvol is deze eerst grafisch in beeld brengen. Hiervoor gebruiken we de visualisatie-oplossingen zoals ‘Engage Modeler’. Zo krijgen we de complexiteit snel boven water en kunnen we op zoek naar de slimme verbetering. 

3. Scan

Tijdens deze stap scoren we de bekende oplossingen uit de markt op basis van de requirements en de weging die door de stakeholders is gegeven. Deze objectieve werkwijze brengt ons bij een passende shortlist van EPM oplossingen die de basis vormt voor de volgende fase.

4. Proof

Aan de hand van de shortlist en requirements met prioriteitstellen we een aantal demo scripts op. Zo kunnen we diverse ‘use cases’ laten uitwerken, waarin de verschillen tussen de oplossingen goed naar voren komen. Het is onze rol om dit proces te begeleiden, kritische vragen te stellen en de samenwerking tussen de klant en softwareleverancier goed te laten verlopen. 

5. Select 

Behalve het zelf kunnen ervaren van de software tijdens demo’s, is het minstens zo belangrijk te praten met andere klanten in de markt en hoe zij tot hun keuzes zijn gekomen. In deze fase doen we een beroep op ons netwerk, laten we je een aantal praktijkvoorbeeldenzien en organiseren we (indien gewenst) gesprekken met andere klanten.